Speicherung von Bewerberdaten
Ein Thema, das jedes Unternehmen und jede Organisation beschäftigt. Wie mit Bewerberdaten umgehen und vor allem wie lange darf man diese nun speichern? Diesbezüglich geistern viele Mythen umher, die teilweise schlicht falsch sind.
Kürzlich hatte sich die Datenschutzbehörde mit diesem Thema im Rahmen einer Beschwerde eines Bewerbers auseinandersetzen müssen.
Ein Unternehmen speicherte dabei Bewerberdaten über den formalen Abschluss des Bewerbungsverfahrens (hier die Absage) hinaus weiter. Dabei lehnte das Unternehmen die vorzeitige Löschung eines abgelehnten Bewerbers ab, welcher daraufhin kurzerhand bei der Datenschutzbehörde eine Beschwerde einbrachte.
Die Verweigerung der Löschung argumentierte das Unternehmen damit, dass die Bewerberdaten Entscheidungsgrundlage für die Begründung eines Dienstverhältnisses seien und die weitere Speicherung daher zur Verteidigung von Ansprüchen gemäß Gleichbehandlungsgesetz (§16 GlBG) notwendig sei. Das Unternehmen speicherte die Daten dabei 7 Monate.
Wie ergeben sich 7 Monate? Einerseits aus der 6 Monatsfrist des GlBG und 1 Monat für den potenziellen Klageweg.
Die Datenschutzbehörde beurteilte die 7-monatige Speicherdauer zur Verteidigung gegen Ansprüche aus dem Gleichbehandlungsgesetz (GlBG) als angemessen und nicht unverhältnismäßig lange und wies im Ergebnis die Beschwerde ab.
Im Rahmen der Entscheidung wurde bei der Fristberechnung auf den Bewerbungseingang abgestellt. Dem ist wohl richtigerweise auch die Bewerbungsablehnung gleichzuhalten. Man bedenke dabei Bewerbungsverfahren die sich über mehrere Wochen oder Monate hinweg ziehen.
Entscheidung: GZ: DSB-D123.085/0003-DSB/2018
Achtung! Verjährungsfristen sind hingegen keine pauschale Rechtfertigungsmöglichkeit. Die Entscheidungen der Datenschutzbehörde zeigen klar, dass sich konkrete Verfahren entweder abzeichnen müssen oder konkrete Ansprüche (Geltendmachung oder Verteidigung) vorliegen müssen.
Fazit: Überprüfen Sie Ihren Bewerbungsprozess und passen Sie die Fristläufe und Löschkonzepte entsprechend an. Beachten Sie dabei, dass ein typischer Bewerbungsprozess aus mehreren datenschutzrechtlichen Teilzwecken mit unterschiedlichen Rechtsgrundlagen und Speicherfristen besteht.